Как перевести всех сотрудников в цифру

Кадр из фильма «Курьер»

Почему я люблю кадровиков? Потому, что мне не нужно с ними общаться

Такое возможно, если ваши взаимоотношения с офисными службами переведены в цифру. Хороший работодатель не только позаботится об основных условиях, которые предполагаются офером, но и создаст комфортные внутренние коммуникации. И еще важнее, если это будет сделано не только для «белых воротничков», но для каждого сотрудника.

Поколение Z часто испытывает дискомфорт от того, что нужно решать какие-то организационные вопросы по ходу работы: что-то спросить у секретаря или зайти в кадровую службу для оформления трудовой книжки. Как освободиться от этих хождений по мукам, и компании заработать привлекательный имидж?

На предприятиях много нововведений, которые изменили привычный уклад «рабочей смены», никто не стоит в очереди в кассу за получкой, пропуска – электронные, кофемашины – в зоне отдыха, и даже печеньками уже не удивишь. Но не только это в ожиданиях сотрудника. Если в компании легко решать мелкие вопросы и не отвлекаться на рутину, вот тогда чувствуешь заботу и неформальное отношение к себе.

Но от некоторых процедур никак не отказаться. Часть из них предусмотрены законом: с приказом о переносе рабочих дней – ознакомься, наряд-допуск или ведомость по получению спецодежды – подпиши. А еще внутренние корпоративные стандарты: новые нормативы по выпуску продукции, правила «бережливого производства», расписание переаттестации и т.д.

Кроме того, внутри компаний все время что-то меняется, сотрудники приходят и уходят, отделы реорганизовываются. И вот даже опытный сотрудник не знает, к кому обратиться по мелкому вопросу. Что уж говорить о новичке. В какой кабинет пойти и отдать свой авансовый отчет за командировку? Кто в бухгалтерии занимается отпусками?

Упростить взаимодействие хотят и сотрудники, и руководство. Лучший вариант перевести его в электронный формат. Цифровизация решит вопросы оперативности, удобства и контроля. Поэтому в компаниях появляются разные средства внутренних коммуникаций, затрагивающие каждого, включая работника в торговом зале или рабочего в цеху, у которых нет персональных компьютеров. Ждете вы или нет, но скорее всего с каким-то из перечисленных ниже способов общения вы столкнетесь.

Корпоративный портал

Очень часто он уже есть в компаниях.

  • Плюсы. Портал заменяет корпоративную газету – на нем можно читать новости, полезную информация. Здесь публикуются документы для общего ознакомления. порталом легко пользоваться в обычном браузере на смартфоне или компьютере.
  • Минусы. Не всегда реализованы сервисы для обращения по личным заявкам типа оформления отпуска, командировки, справок и т.д.

Возможности порталов большие, и на их основе можно сделать интеграцию со многими корпоративными системами, в том числе с кадровыми.

Личный кабинет

Бывает внутри портала или представляет собой отдельный специализированный продукт, связанный с HR-системой.

  • Плюсы. Готовые проработанные сервисы. Может использоваться для запроса справок, быстрого оформления заявлений, подписания документов с помощью электронной подписи и других задач.
  • Минусы. Привыкать работать с личным кабинетом сложнее.

Инфокиоск

Это то же самое устройство, что и киоск электронной очереди на почте или в банке. Предназначено для общего пользования, его ставят в проходных предприятий или в цехах.

  • Плюсы. Можно использовать вне зависимости от наличия у вас гаджета и компьютера.
  • Минусы. Обычно подходит для простых задач: оформления заявлений на выдачу справок и иных документов, отслеживания статуса, запроса простых данных, участия в опросах. Сложно вводить длинные тексты.

Мобильное приложение

Функционал может быть похож на личный кабинет.

  • Плюсы. Проще в использовании, адаптировано под небольшой гаджет. Можно пользоваться в любой момент, когда под рукой мобильный телефон.
  • Минусы. Не всегда удобно смотреть сложную информацию с большим количеством текста. Если это готовый продукт, то нужно привыкать к обновлениям. Если приложение создано специалистами компании-работодателя, то оно может отставать в развитии, так как разработка ПО – это не профильное направление бизнеса.

Чат-бот

Похож на мобильное приложение, обычно в нем доступны самые простые и популярные функции.

  • Плюсы. Интерфейс простой в виде вопросов и ответов. Обычно не требует установки отдельного приложения – будет доступен из популярных мессенджеров.
  • Минусы. Чат-бот не понимает сложных вопросов, потому пользоваться им не всегда удобно. Будущее за умными чат-ботами, будем ждать их развития.

Вместо вывода

Цифровое время движется вперед. Мы даже с государством привыкаем взаимодействовать через сайт госуслуг. А, казалось бы, консервативнее госучреждений ничего нет. Поэтому внутри предприятий это тоже неизбежность, стоит спокойно начать использовать электронную подпись, электронные документы и такое же общение. Цифровизация – то, что облегчает жизнь не только вам лично, но и всем сервисным службам вашей компании, а значит работает на общую эффективность и успешность на рынке.

#цифровизация #hr #автоматизация бизнеса #автоматизация процессов #корпоративный портал #госуслуги #законодательство #кадровая политика

Больше интересных статей здесь: Политика.

Источник статьи: Как перевести всех сотрудников в цифру.






Закрыть ☒